Корхонадаги ҳар бир хўжалик операцияси бирламчи ҳужжатларни тўлдириш билан амалга оширилади.Бу ҳужжатлар операциялар амалга оширилганини тасдиқловчи ҳужжат ҳисобланади. Нима учун бирламчи ҳужжатлар керак ва улар тўлдириш ва сақланиш тартиби қандай?
Корхонада хужжатларни расмийлаштириш ва хужжатлар айланишини юритиш Адлия Вазирлиги томонидан 14.01.2004 №1297 рақамли “Бухгалтерия ҳисобида ҳужжатлар ва ҳужжатлар айланиши тўғрисидаги” низом асосида амалга оширилади.
Унификациялашган шаклдаги Ҳужжатларни ишлатиш мажбурийми?
Унификациялашган шаклдаги (махсус шаклдаги ҳужжатлар) — бу қонун томонидан
тасдиқланган умумий турдаги бланкалар ҳисобланади.
Қўллалиши шарт бўлган уницикациялашган ҳужжатлар:
- Бирламчи ғазна (касса) ҳужжатлари КХ-01 ва КХ-02К (ғазна кирим ва ғазни чиқим ҳужжатлари , тўлов ведомостлари ва бошқалар
- Давлат органлари томонидан тасдиқланган қатъий ҳисобот бланклари
- Транспорт юкламаси
Корхона бошқа турдаги бланкалар ёки ҳужжатларни 14.01.2004йилдаги АВ № 1297 сонли низом талабларига риоя қилган ҳолда ишлаб чиқиши ҳам мумкин.
Бирламчи Ҳужжатларни расмийлаштириш
Ҳужжати тузиш талаблари:
- Бирламчи ҳужжатни хўжалик операциясини амалга оширишдан аввал ёки операция амалга оширилаётган пайтда тузилади;
- Томонларнинг реквизитлари, мол-мулкларнинг номлари, сони ва қийматлари ва амалга оширилган операциянинг бошқа маълумотлари мазмунида хатолар бўлиши мумкин эмас ҳамда маълумотлар аниқ кўрниши керак.
- Ҳар бир операция учун бирламчи ҳужжат тузилади.
Бирламчи ҳужжат учун қуйидаги мажбурий реквизитлар бўлиши лозим:
- Ҳужжатнинг номи ва рақами;
- Ҳужжатни тузиш санаси ва манзили;
- Ҳужжатни тузаётган корхонанинг номи;
- Хўжалик операция мазмуни;
- Ҳисоб ўлчов кўрсаткичлари.(миқдори, пул қиймати);
- Хўжалик операция содир этиш ва расмийлаштириш учун масъул шахс маълумотлари;
- Масъул шахс имзоси.
Бу умумий талаблар. Алоҳида ҳужжатлар учун қўшимча мажбурий реквизитлар жорий қилиниши мумкин.
Мухр керакми? Агар у ҳужжат шаклида кўрсатилган бўлиб, корхона мухрга эга бўлса, унда мухр босилади.
Бирламчи ҳужжатга имзо хуқиқига эга бўлган шахсгина имзо қўяди. Бундай шахсларни корхона рахбари томонидан буйруғ асосида тасдиқланади.
Бирламчи ҳужжатлар электрон ҳужжат алмашинув операторлари тизимларидан фойдаланган ҳолда электрон рақамли имзо билан тасдиқланиб электрон шаклда амалга ошириш амалиёти жорий қилинган.
Бирламчи ҳужжатлардаги хатоларни тузатиш
Айрим ҳужжатлардаги хатолар тузатилинмайди, янги хужжат тузилади.
Қуйидаги хужжатлар тузатишларга йўл қўйилмайди:
- Кирим ва чиқим касса ордерлари;
- Тўлов топшириқномалари.
Қандай хатоларни тузатмаса ҳам бўлади:
- Аҳамияти кам лекин мазмуни тушунарли бўлса;
- Ҳужжат тузувчи томонлар, ТМЗ (товар моддий захира) номи, миқдори ва нархи, ҚҚС аниқлашга халақит бермаса;
- Реквизитларни тўғри ўқилишига халақит бермаса.
Бошқа хатолар тузатилиши керак. Бухгалтер тузатилган хужжат асосида ҳисоб қайдини ўзгартириш учун керак бўлади.
Тузатишлар қандай киритилади:
- Хато матн ёки рақам устига тўғри чизиқ чизилади ва устидан тўғри ёзув ёзилади.
- Битта рақамда хато бўлса бутун сумма устига чизиқ тортилади.
- Тузатилган сана ёзилади.
- «Тузатилди» ёзуви билан изоҳ қолдирилади
- Имзо билан тасдиқланади.
Хатолари бўлган хужжат бир нечта нусхада бўлса, ҳар бирига алоҳида тузатиш киритилади.
Хўжалик операциясида счетлар корреспонденцияси тўғри ва операция суммаси камайтириб кўрсатилган бўлса бухгалтерия ҳисобида қўшимча ёзув (ўтказма) усули билан тузатиш қайд қилинади.
Хўжалик операциясида счетлар корреспонденцияси(ўтказма) нотўғри кўрсатилган ёки операция суммаси оширилган тақдирда бухгалтерия ёзувини сторнолаш қўлланилади.
Нотўғри ўтказма ёки сумма қизил ранг билан ўчирилади. Компьютер дастурида тузатувчи ўтказмада сумма олдига – “айирув” белгиси қўйилади. Амалиётда иккита операция амалга оширилади:
- Сторноловчи ўтказма амалга оширлади.
- Тўғри счетлар ўтказмаси амалга оширилади.
Сторно сўзи италянча «stornare» сўзидан олинган бўлиб “тескарига ўгириш” деган маънони билдиради.